Veel transportbedrijven gebruiken een Transport Management Systeem en een Fleet Management Systeem (boordcomputer) voor de planning en het wagenparkbeheer. Deze systemen zijn het hart van de operatie en hierin wordt veel data opgeslagen. In deze data schuilt veel waardevolle informatie. Het kost transportbedrijven vaak veel tijd en moeite om de juiste informatie uit grote hoeveelheden data te halen, zo ook bij Van der Sluis Transport uit Staphorst. Daarom heeft Relai een Power BI dashboard ontwikkeld dat voor transportbedrijven data ophaalt uit verschillende systemen, deze analyseert en de transporteur hiermee snel inzicht geeft in zijn belangrijkste KPI’s. Marco van der Sluis, algemeen directeur bij Van der Sluis Transport, vertelt in dit interview hoe hij en zijn team met het dashboard werken.
Wat is Van der Sluis Transport?
Van der Sluis Transport is een familiebedrijf gevestigd in Staphorst. We zijn met name actief in het open en exceptioneel transport. Ons wagenpark bestaat uit vrachtwagens die uitgerust zijn met autolaadkranen of een kooiaap. Hiermee kunnen we zelfstandig laden en lossen op locatie. Met een gedreven team van medewerkers en een goed uitgerust wagenpark willen we ons onderscheiden en toonaangevend zijn in betrouwbare en innovatieve logistieke dienstverlening. Onze klanten zijn actief in de bouw, industrie en recreatie.
Wie ben jij en wat is jouw rol binnen Van der Sluis?
Mijn naam is Marco van der Sluis en ik ben algemeen directeur. Ik ben onderdeel van de derde generatie binnen ons familiebedrijf.
Wat maakte dat jullie besloten te investeren in datagedreven werken met het Relai TMS dashboard?
We hadden enorm veel data beschikbaar vanuit Transpas en Trimble. Het combineren van deze data en hier nuttige inzichten uit halen was echter een moeizaam proces. Het kostte veel tijd en zorgde voor frustratie om de grote hoeveelheid data te vertalen naar nuttige managementinformatie. Nu heb ik met één druk op de knop alle relevante KPI’s op mijn scherm.
Waar liepen jullie bijvoorbeeld tegenaan voordat jullie gebruikmaakten van ons dashboard?
Omdat het veel tijd kostte om alle data op te halen en te analyseren, deden we dit ongeveer één keer per maand. Daardoor liepen we dus steeds een maand achter op de cijfers. Belangrijke beslissingen die op basis van deze cijfers gemaakt worden, kunnen we nu meteen nemen. Voorheen liepen we achter de feiten aan.
Waarom hebben jullie specifiek voor Relai gekozen?
Relai onderscheidt zich door de specifieke kennis van data uit zowel Transpas als Trimble. Dit is voor ons erg interessant, omdat we met beide systemen werken. De ervaring was dus al aanwezig bij Relai. Daarnaast is het een kleine club met korte lijntjes, waardoor er altijd snel wordt geschakeld.
Welke KPI’s volgen jullie nu actief via het dashboard die eerder niet of nauwelijks inzichtelijk waren?
Voor interne doeleinden volgen we via het dashboard diverse omzetcijfers: cijfers per chauffeur, voertuig of afdeling. Ideaal is dat hierbij ook de daadwerkelijk verloonde uren worden meegenomen in de berekening. Extern gebruiken we het dashboard veel voor het opstellen van klantrapporten. We informeren onze klanten over het aantal ritten dat we voor hen uitvoeren, wat we vervoeren, hoe lang we laden of lossen en wat de transportkosten zijn. Door het dashboard te gebruiken in klantgesprekken kan ik de feiten presenteren. Ik kan in detail tonen wat we voor hen doen.
Hoeveel sneller hebben jullie nu inzicht in je transportdata vergeleken met voorheen?
Dat scheelt enorm. Voorheen kostte het me een paar uur om voor één klant alles te berekenen. Nu kunnen we alles realtime inzien.
Kun je een concreet voorbeeld geven van een beslissing die jullie dankzij het dashboard sneller of beter hebben kunnen nemen?
Een voorbeeld is dat ik per klant kan zien hoe deze zich ontwikkelt in verschillende regio’s. Ik zie direct wanneer een regio achterblijft ten opzichte van bijvoorbeeld vorig jaar. Door naar de groeicijfers van een klant te kijken, kunnen we beter inschatten welke materiaalinzet nodig is in de nabije toekomst.
Welke afdelingen binnen Van der Sluis profiteren van de inzichten van het dashboard en wat is precies hun winst?
Op dit moment is het voordeel het grootst voor het management van Van der Sluis. Wij als directie zijn er erg tevreden over. Op andere afdelingen wordt het dashboard nog niet actief gebruikt. In de toekomst zouden bijvoorbeeld planners het ook kunnen gebruiken, om te zien waar we vaak te laat komen en waar laden of lossen langer duurt dan gepland.
Wat merken jullie klanten van de verbeterde inzichten?
Via het klantrapport hebben onze klanten beter inzicht in:het aantal zendingen, hun transportkosten, doorloopsnelheden van hun orders en inzicht in de geografische spreiding en volumes van hun zendingen.
Hoe zie je de rol van data en dashboards in de toekomst van Van der Sluis?
Realtime inzicht in processen wordt steeds belangrijker, helemaal in combinatie met ontwikkelingen op het gebied van AI. We komen uit een periode waarin gestuurd werd op cijfers uit het verleden. Met jullie dashboard sturen we nu op gegevens uit het heden. We gaan ongetwijfeld naar een tijdperk waarin we data gebruiken om te voorspellen wat er morgen, volgende week of volgend jaar gaat gebeuren.
Wat zou jij tegen andere transportondernemers zeggen die nog twijfelen of een dashboard wel echt verschil maakt?
In de dynamische wereld van transport staan we voor grote uitdagingen en ontwikkelingen. Het is essentieel om de juiste kennis en inzichten uit data te halen, zodat je toekomstbestendige beslissingen kunt nemen. Daar heb je sterke partners voor nodig. Ik ben dan ook blij dat de mannen van Relai ons hierin versterken!
